ELEMENTOS BASICOS DE MICROSOFT ACCESS 2007

EMPEZANDO ACCESS 2007

A continuación tendremos dos formas básicas de iniciar Access 2007:

a. Desde el boton inicio de nuestra computadora, el cual está ubicado en la esquina inferior izquierda de la pantalla, nos ubicamos con el cursor y hacemos cilck, se desplegará el menú de inicio y nos ubicamos sobre la carpeta de programas, en la cual aparecerá una lista con los programas que se encuentran instalados en tu computadora, busca la carpeta de Microsoft Office haz click en ella y a continuación Click en Microsoft Access 2007, lo cual iniciará el programa automáticamente.

b. Si tienes un aceso directo a Microsoft Access en el escritorio de tu computadora haz click en él para iniciar el programa.

Para cerrar Access 2007, es posible utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

a. Haciendo click en el boton cerrar del programa. "X".

b. Pulsando el comando o cambinación de teclas ALT+F4.

c. Hacer click sobre el boton de office y pulsando sobre la opción Salir de Access.


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Video relacionado con el tema visita el siguiente link:
http://www.youtube.com/watch?v=bPtXq-3qf6U

TABLAS DE DATOS

LAS TABLAS DE DATOS

1. Para crear una Tabla de Datos debemos empezar por hacer clilck en la pestaña crear de la barra de herramientas para poder tener acceso a las opciones de ésta. En el marco que aparece de tablas podremos seleccionar estas opciones:

2. El boton tabla abre la opción de vista de hoja de datos, la cual consiste en introducir directamente los datos que deseamos en la tabla y según el valor que se haya introducido en la columna se determinará el tipo de datos que tendrá la columna.

3. Vista diseño permite dar la opción de visualizar el diseño de la tabla.

4. Plantillas de tabla, permite crear una tabla mediante un listado predefinido en Access, solo bastará con seleccionar la que deseemos, y se abirá el estilo seleccionado y solo tendremos que ingresar los datos.

5. Listas de SharePoint esta opción nos permite crear un objeto compatible con un sitio denominado Sharepoint desde el cual podemos compartir datos almacenados en la lista o tabla con otras personas que tengan acceso al mismo sitio.

CREACION DE UNA TABLA DE DATOS

1. Creando una Tabla en vista de diseño, mediante este metodo definiremos la estructura de la tabla, es decir, definir las columnas y otras consideraciones. Otra forma de acceder a la vista de diseño es seleccionandola desde la pestaña Hoja de datos de la barra de herramientas, o al hacer click en el boton vista de diseño de la barra de estado: Aparecerá la vista de diseño de la tabla:

2. En la pestaña podemos observar el nombre de la tabla si no se ha asignado Access asigna uno por defecto denominado Tabla 1. A continuación aparece la rejilla donde definiremos las columnas que harán parte de la tabla, se utiliza una línea para determinar cada columna, es así como en la primera línea o fila de la rejilla se definirá la primera columna de la tabla y asi sucesivamente. En la parte inferior izquierda podemos ver dos pestañas (General y Búsqueda) las cuales definen las propiedades del campo, que son las características adicionales de la columna que se está creando. Y a la derecha podemos observar un recuadro con un texto de ayuda el cual nos indica lo que tenemos que hacer.

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Video Relacionado con el tema visita el siguiente link:

http://www.youtube.com/watch?v=nZmuy_E6YLQ

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características, las cuales proporcionan un control adicional sobre la forma en la cual funciona el campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseño de tabla cuando tenemos un campo anteriormente seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña general, en la cual se indican las características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que se puede definir una lista de valores válidos para el campo. Las propiedades de la pestaña general pueden cambiar para uno o mas tipos de datos, mientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control que se haya asociado al campo. Para tener en cuenta: si se modifican las propiedades de un campo despues de que ya se habian introducido datos en éste se perderan tales datos.

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http://www.youtube.com/watch?v=C4PlhzVnRl8&feature=Playlist&p=D9B5580BDC3E930D&playnext_from=PL&playnext=1&index=13

LAS RELACIONES

BASES DE DATOS RELACIONALES

Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de mas de una tabla. De este modo al hacer uso de las relaciones evitamos duplicar datos, ahorramos espacio y memoria en el disco facilitando el trabajo con el uso de las tablas en Microsoft Access.

CREACION DE RELACIONES

1. Para la creación de relaciones en Microsoft Access 2007 primero accederemos a la ventana Relaciones, la cual obtendremos luego de hacer click en el boton relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos.

2. Luego de ello aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en el cual se indicaran las tablas que harán parte de la relacion que se está a punto de crear.

3. Procedemos a seleccionar una de las tablas que harán parte de la relación haciendo click sobre ella, y aparecerá dicha tabla remarcada.

4. Hacemos click sobre el boton agregar.

5. Para las demás tablas que harán parte de la relación se repetirán los dos pasos anteriores hasta que se añadan todas las tablas de las cuales se creará la relación.

6. Hacer click sobre el boton cerrar.

7. A continuación aparecerá la ventana de Relaciones con las tablas que se añadieron según el paso anterior.

9. Creación de la Relación. Para proceder a la relación nos ubicamos en el campo de relación de la tabla principal en este caso (Código).

10. Pulsamos el boton izquierdo del mouse y manteniendolo pulsado arrastramos el campo código hasta el campo número de la tabla secndaria en este caso (Facturas). Soltar el boton del mouse.

11. Luego de haber procedido con esta operación aparecerá el cuadro de diálogo Modificar Relaciones así:

12. En la parte superior aparecerán los nombres de las tablas relacionadas (Clientes y Facturas) y debajo de las tablas aparecen el nombre de los campos que están relacionados (Codigo y Número). Importante, los campos deben de contener el mismo tipo de información y por lo tanto del mismo tipo.

13. En la parte inferior se establece el tipo de relación que se asignará a los campos previamente establecidos, dependiendo de las características de los campos de relación en este caso (Uno a Varios).

14. Activar el recuadro Exigir Integridad Referencial haciendo click sobre éste.

15. Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados.

16. Para terminar, hacemos click sobre el boton crear. Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana relaciones.

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FIN CREACION DE RELACIONES

Video relacionado con el tema visita el siguiente link:

http://www.youtube.com/watch?v=eblsNxBM3mo

LAS CONSULTAS

Las consultas son objetos de una base de datos que permiten recuperar datos e información de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resutlado de la consulta en otra tabla.

CREACION DE UNA CONSULTA

Para la creacion de una consulta, debemos seguir los siguientes pasos:

1. Abrir la base de datos donde se encuentre la tabla de la cual se tendra la consulta que se va a crear. Procedemos a hacer click en el boton Diseño de Consulta en la pestaña crear de la barra de herramientas:

2. Tambien tenemos la posibilidad de utilizar el asistente para consultas que se puede apreciar en la imagen anterior para crear una consulta guiada. Al hacer click en el boton Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

3. El Asistente para consultas sencillas nos permite crear una consulta de selección sencilla tal cual esta descrito anteriormente. Los demas asistentes nos permiten crear tipos especiales de consulta.

4. Por medio de la opción Diseño de consulta podemos hacer la creacion de una consulta, al entrar en la vista Diseño de consulta, se presenta una ventana la cual pide las tablas de las cuales se crearán los datos de las consultas. Con un cuadro de dialogo asi:

5. Seleccionamos la tabla de la cual se quieren sacar los datos y procedemos a hacer click sobre el boton Agregar. Si lo que deseamos es sacar los datos de varias tablas procedemos a agregar de la misma forma el resto de tablas que dispongamos.

6. Finalmente hacemos click sobre el boton cerrar y aparecera la ventana Vista Diseño de consultas asi:

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FIN CREACION CONSULTAS

Videos Relacionados con el tema Visita el siguiente link:

http://www.youtube.com/watch?v=ndWAmjFgFuM

LOS FORMULARIOS

Los Formularios en Microsoft Access nos sirven para definir pantallas anexas que generalmente modifican o editan los registros contenidos en una tabla o consulta.

OPCIONES PARA LA CREACION DE UN FORMULARIO

Para crear un Formulario tenemos varias opciones: podemos acceder a todas ellas desde la pestaña crear ubicada en la barra de herramientas de nuestra tabla o consulta.

Diseño del Formulario: Con esta opción tendremos un formulario en blanco en la vista de diseño, en la cual con posterioridad se va agregando la información que deseamos que aparezca en este. No es recomendable el uso de esta opción por lo cual se aconseja utilizar el asistente para que una vez creado el formulario se pueda modificar segun nuestras necesidades.

Asistente para Formularios: Con esta opción podemos acceder a un asistente o guia el cual nos va guiando paso por paso en la creacion de un Formulario.

Formulario: Con la opción Formulario creamos automaticamente un nuevo Formaulario el cual contiene todos los datos de la tabla o consulta que seleccionamos en el panel de Exploracion con anterioridad.

Graficos Dinámicos: Al dar click sobre este icono se abrira un formulario en blanco basado en la utilización de graficos dinámicos.

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CONTINUA ASISTENTE PARA FORMULARIOS (II)

Video Realacionado con el tema ingresa al siguiente link:

http://www.youtube.com/watch?v=vLH2_pmrNG8

LOS INFORMES

INFORMES

Los Informes en Microsoft Access tienen como fin presentar al usuario los datos de una tabla o tambien llamada consulta, para ser impresos. A diferencia de los Formularios, los datos que aparecen en un informe solo se pueden ver y/0 imprimir, es decir que no se puede hacer modificacion alguna, siendo asi que en los informes la informacion esta mejor agrupada.

CREACION DE UN INFORME

1. Una vez abierta la tabla o consulta en Microsoft Access procedemos a crear un informe, el cual se encuentra en la seccion de Informes en la pestaña crear de la Barra de Herramientas.

2. En la opción Diseño de Informe encontraras que se abre un informe en blanco con vista de diseño, en el cual se agregaran los datos que queremos que aparezcan en este. La opcion Diseño de Informe no es comunmente utilizada por lo cual se recomienda utilizar el asistente para Informes para modificarlo mas adelante.

3. El Asistente para Informes se utiliza para que por medio de un asistente o guia nos explique paso a paso la creacion de un Informe.

4. La opción Informe nos permite crear automaticamente un nuevo informe el cual contiene todos los datos de la tabla o consulta que se haya seleccionado anteriormente en el panel de exploración.

5. La opción Informe en Blanco nos permite abrir un Informe en blanco como presentación.

6. La opción Etiquetas son los elementos que podemos agregarle a nuestro Informe para identificarlo.

CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE PARA INFORMES

1. Primero haz click en la opción de Asistente para Informes tal y como se muestra en la imagen anterior. Luego de ello, aparecera la primera ventana del Asistente así:

2. En la ventana que aparece, se nos pide Introducir los campos que se van a incluir en el Informe. Para lo cual seleccionamos la tabla o consulta de donde se tomaran los datos, lo cual se puede ver en el cuadro Tablas/Consultas siendo asi el rigen del Informe. Si lo que se desea es sacar la informacion de varias tablas, se recomienda crear una consulta anteriormente para tener acceso a esa informacion, para que de este modo se pueda elegir como origen del Informe dicha Consulta.

3. Despues de haber elegido la Tabla o Consulta, en el cuadro Campos Disponibles: podemos ver los campos que se encuentran descritos en dicha tabla, cuando hayan aparecido los campos de la tabla, procedemos a seleccionar el campo que deseemos, haciendo click sobre este, luego procedemos a hacer un click sobre el boton ">", o tambien haciendo doble click sobre el campo seleccionado. Una vez hecha esta operacion el campo seleccionado y agregado aparecera en el cuadro Campos Seleccionados: Si surge alguna equivocacion solamente basta con hacer click sobre el boton "<" y el campo desaparecera del Cuadro Campos seleccionados:.

Si lo que queremos es agregar todos los datos de la tabla se puede hacer con solo oprimir el boton ">>" o quitandolos con el boton "<<".

4. Luego de haber hecho este procedimiento hacemos click sobre la opción siguiente >, y nos aparecera la siguiente ventana:

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Video Relacionado con el tema Siguiente link:

http://www.youtube.com/watch?v=vLH2_pmrNG8